Privacyverklaring Glas & Mulder notariaat

Deze verklaring geeft informatie over hoe Glas & Mulder notariaat omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens
Naam kantoor: Glas & Mulder notariaat
Adres: Middenweg 113
Postcode / Plaats: 1782 BC Den Helder
Contactpersoon: mr. C.V.M. Glas-Ruitenberg
e-mailadres: notaris@glas-mulder.nl

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
  • » het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere (notariŽle) diensten;
  • » om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariŽle akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariŽle akten

Als ons kantoor een notariŽle akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
  • De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
  • De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
  • Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
  • De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
  • De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is ťťn van de weinigen die dit ook mag kopiŽren met alle gegevens die erop staan.
  • Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:
De verwerking voor advieswerkzaamheden heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
  • Het doel hiervan is het uitvoeren van de opdracht van de cliŽnt.
  • De grondslag van de verwerking van de persoonsgegevens is de overeenkomst met de cliŽnt.
  • De bewaartermijn is 20 jaar nadat de opdracht is verleend, met uitzondering van de WWFT gegevens die maximaal 5 jaar bewaard worden.
De verwerking die het informeren van derden inhoudt, zoals de makelaar, hypotheekadviseur, accountant en een hulpvaardig familielid heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
  • Het doel hiervan is het informeren op verzoek van de cliŽnt.
  • De grondslag is de verleende toestemming door de cliŽnt.
  • De bewaartermijn is 20 jaar nadat de opdracht is verleend.
De verwerking van persoonsgegevens in het kader van een legalisatie van de handtekening van de cliŽnt vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:
  • Het doel hiervan is het bevestigen van de echtheid van de handtekening van de cliŽnt.
  • De grondslag is de uitvoering van de gegeven opdracht.
  • De bewaartermijn is minimaal 1 jaar.
De verwerking van persoonsgegevens in het kader van acquisitie vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:
  • Het doel hiervan is marketing, acquisitie en informatie geven.
  • De grondslag is de verleende toestemming door de betrokkene.
De verwerking van persoonsgegevens in het kader van de financiŽle administratie vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:
  • Het doel hiervan is de kenbaarheid van financiŽle rechten en verplichtingen en controle van de (notariŽle) geldstromen.
  • Deze verwerking is wettelijk verplicht.
De verwerking van persoonsgegevens door toezending van gegevens aan registers, zoals het kadaster, de Kamer van Koophandel, de Rechtbank, het Centraal Testamenten Register en het Centraal Levenstestamenten Register, vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:
  • Het doel hiervan is de kenbaarheid van de in te schrijven gegevens in het kader van rechtszekerheid.
  • Deze verwerking is wettelijk verplicht voor de meeste registers.
  • De inschrijving in het Centraal Levenstestamentenregister vindt plaats op grond van de toestemming van de cliŽnt.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan ťťn van de volgende zijn:
  • » Openbare registers, waaronder het Kadaster
  • » Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u ťťn van de partijen bent
  • » Schenker.

Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
  • » Belastingdienst.
  • » Kadaster, Kamer van Koophandel, Rechtbank, Centraal Testamenten Register en Centraal Levenstestamenten Register.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. NotariŽle akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren. Als u opnieuw een afschrift van uw notariŽle akte wenst te ontvangen worden daarvoor kosten in rekening gebracht.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariŽle akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op 'vergetelheid')

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariŽle akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariŽle akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariŽle plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan ťťn van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via voornoemde contactpersoon. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Voor vragen kunt u contact opnemen met ons kantoor.

Glas & Mulder notariaat

Middenweg 113
1782 BC Den Helder
Postbus 287
1780 AG Den Helder

T: (0223) 525252
F: (0223) 525250
E: notaris@glas-mulder.nl
W: www.glas-mulder.nl